MATERIA: PROCESOS ESTRUCTURALES.

UNIDAD I: GENERALIDADES.

ALUMNA: ROBLES PELAYO DULCE JAZMÍN.

MAESTRA: LIC. VELASCO NOVELA NANCY ESMERALDA.

1.1  Concepto de Diseño Organizacional y su Importancia en el Desarrollo de la Organización.

Concepto: 

Es el arte de organizar el trabajo y crear mecanismos de coordinación que faciliten la implementación de la estrategia, el flujo de Procesos y el relacionamiento entre las personas y la organización, con el fin de lograr mayor productividad y competitividad.

Chiavenatto: “Es el proceso planificado de modificaciones culturales y estructurales que visualizan la institución de una serie de tecnologías sociales, de tal manera que la organización quede habilitada para diagnosticar, planificar e implementar esas modificaciones con asistencia de un consultor. Es un esfuerzo educacional muy complejo, destinado a cambiar las actitudes los valores, los comportamientos y la estructura de la organización de modo que esta pueda adaptarse mejor a los nuevas coyunturas, mercados tecnologías, problemas y desafíos que surgen constantemente”

Importancia:

El gran reto del diseño organizacional, es la construcción de una estructura y puestos de trabajo, flexibles, sencillos alineados con  las estrategia, los procesos, la cultura y el nivel de evolución de la organización, con el fin lograr los resultados y la productividad mediante la organización del trabajo y la distribución adecuada de las cargas laborales. A través del diseño  de la organización se busca el logro de un adecuado grado de eficacia y eficiencia de la organización.  La estructura formal es un elemento fundamental para proporcionar un ambiente interno adecuado en la organización, en el que las actividades que desarrollan sus miembros contribuyen al logro de los objetivos organizacionales. En este sentido, una estructura es eficaz si facilita el logro de los objetivos. Una estructura es eficiente si permite esa consecución con el mínimo de costo o evitando consecuencias imprevistas para la organización.

1.2 Enfoque Sistemático de la organización.

Las organizaciones como un sistema son un todo hay que visualizarlo como sistema, y un sistema es un conjunto de elementos interactuantes que requieren del ambiente para sus necesidades.

Tipos de sistemas:

Pueden ser físicos o abstractos en cuanto su constitución:

•  Sistemas físicos o concretos: Compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.
•  Sistemas abstractos: Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.

En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:  

• Sistemas cerrados: No presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinista y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente.
• Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.

1.2.1 Sistemas abiertos.

Un sistema abierto debe saber interactuar con el ambiente para salir adelante, necesita sus recursos y ayuda del ambiente, no puede aislarse debe cambiar y adaptarse de manera continua. Un sistema abierto se preocupa por lo que sucede con sus clientes, proveedores y competidores; no le tiene miedo al cambio.

• El sistema abierto interactúa constantemente con el ambiente en forma dual, o sea, lo influencia y es influenciado.
• El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes.
• Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas.

Las empresas tienen seis funciones primarias, estrechamente relacionadas entre sí:

• Ingestión: las empresas hacen o compras materiales para ser procesados. 
• Procesamiento: Se procesan materiales y se desecha lo que no sirve, habiendo una relación entre las entradas y salidas.
• Reacción al ambiente: La empresa reacciona también, cambiando sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede alterar el producto, el proceso o la estructura.
• Provisión de las partes: Los participantes de la empresa pueden ser reemplazados.
• Regeneración de partes: Miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se desligan o mueren. Las máquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como máquinas deben ser mantenidos o relocalizados.
• Organización: De las funciones, es la requiere un sistema de comunicaciones para el control y toma de decisiones

El sistema abierto es un conjunto de partes en interacción constituyendo un todo sinérgico, orientado hacia determinados propósitos y en permanente relación de interdependencia con el ambiente externo.

 1.2.2 Teoría del caos.

La teoría de la administración la definen como el adversario a vencer. Aunque generalmente se entiende por caos, una disciplina que ofrece un instrumental teórico metodológico que ayude a entender la complejidad del mundo, sus procesos creadores e innovaciones. La administración exige el conocimiento de las leyes que rigen el caos, puesto que este mantiene la cohesión del universo. La ciencia del caos se centra en los modelos ocultos, en los matices, en la sensibilidad de las cosas y en las reglas sobre como lo imprescindible conduce a lo nuevo. En la teoría del caos existen tres conceptos claves transversales, el control, la creatividad y la sutileza.

•  El control. Los individuos que conocen la teoría del caos saben muy bien que la obsesión de “mantener el control” es una entelequia. Saben que los sistemas caóticos no son predecibles, manipulables y controlables y que, en lugar de resistirnos a las incertidumbres de la vida, lo que deberíamos hacer es aceptarlas.

•  La creatividad. Cuando aceptamos la incertidumbre, como una característica de la vida, cuando aceptamos el caos, es entonces que aparece la creatividad, las ideas fluyen libremente, pero, estas tienen su tiempo para nacer y su tiempo para morir. Eso es el caos: muerte y nacimiento, destrucción y creación al mismo tiempo.

• La sutileza. Aceptar la incertidumbre y permitir que fluya la imaginación, nos permitirá, al mismo tiempo, poner atención a las pequeñas sutilezas, a los pequeños detalles que pueden provocar cambios significativos en las personas.

Para la teoría del caos la realidad es una mezcla entre azar y determinismo. En las organizaciones las conductas de los hombres es una mezcla de incertidumbre (probabilidad azar) y determinismo. La teoría del caos promueve el cambio y la inestabilidad (retroalimentación positiva). Establece las relaciones de covarianza cuando una variable aumenta también lo hace la  otra, es decir, que a partir de pequeños cambios, se generan grandes cambios (efecto mariposa) o grandes cambios producen pequeñas modificaciones. En la vida surgen hechos intrascendentes, sin embargo pueden cambiar nuestra vida.

La teoría del caos nos dice que la realidad la debemos conocer fractalmente. Los fractales son generados por sistemas dinámicos no lineales y son muy útiles en la toma de decisiones.

1.2.3   Subsistemas organizacionales.

Los departamentos de una organización actúan como subsistemas y ayudan a distinguir el diseño de la organización, algunos ejemplos pueden ser:

• Enlace sobre los límites: Estos manejan transacciones de entrada y salida, es decir, tienen la responsabilidad de realizar intercambios en el ambiente. Estos departamentos adquieren suministros y materiales necesarios.

• Producción: El subsistema de producción manufactura el producto y los servicios de la organización. Este subsistema fabrica productos de gran necesidad a los clientes.

• Mantenimiento: Este subsistema es responsable de mantener en buen estado a la organización, se mencionan la limpieza, pintura, reparación, servicio de maquinara, etc.

• Adaptación: Este es responsable del cambio organizacional. Detecta problemas, oportunidades y avances tecnológicos en el ambiente.

• Administración: Este tiene a cargo la dirección y coordinación de los demás subsistemas de la organización. Ésta proporciona dirección, estrategias, metas, políticas, etc.

En general, se puede decir que dentro de los sistemas siempre está integrado por los subsistemas y todos están interconectados para tener una relación favorable con el ambiente externo y sobre todo con el ambiente interno de la organización.  Son interdependientes entre sí y un cambio en cualquiera de ellos interviene en las demás, es por ello que independientemente de la naturaleza del cambio que se implante en una empresa, este debe ser planeado y debe ser precedido de un estudio que muestre el impacto en todo el sistema.

CUADRO COMPARATIVO
SISTEMAS ABIERTOS	TEORIA DEL CAOS	SUBSITEMAS ORGANIZACIONALES
Interactúa constantemente con el ambiente.	Un cambio dramático puede producirse en forma inesperada.	Los departamentos de la organización actúan como subsistemas: . Producción .mantenimiento. .adaptación. .administración. Dentro de las sistemas hay subsistemas y están interconectados para tener una relación favorable con el ambiente externo y con el ambiente interno de la organización,.
Puede crecer, adaptarse y reproducirse.	Puede hacer predicciones a corto plazo y predicciones de patrones.
Compite con otros sistemas.	Se centra en modelos ocultos, lo imprescindible conduce a lo nuevo.
Comportamiento probabilístico no determinístico.	Mezcla entre probabilidad y determinismo.
Las organizaciones son sistemas dentro de los sistemas.	Sistema dinámico no lineal.
Alcanza un equilibrio dinámico.	Las organizaciones no alcanzan un equilibrio estable.
Constituye un todo sinérgico (trabajando en conjunto.)	(Efecto mariposa) a través de pequeños cambios  se generan grandes cambios o viceversa.

1.3 Dimensiones del diseño organizacional.

Las dimensiones organizacionales se dividen en dos tipos: Estructurales y contextuales. 

Dimensiones estructurales: describen las características internas de una organización.  Ellas establecen las bases para medir y comparar a las organizaciones. Y son:

1. Formalización: Representa la cantidad de documentación escrita en la organización.  La documentación incluye procedimientos, descripción de funciones, regulaciones y manual de políticas.
2. Especialización: Es el grado por el cual las tareas organizacionales son subdivididas en funciones separadas.
3. Estandarización: Es la extensión en la cual actividades con trabajos similares son desarrolladas de una manera uniforme.
4. Jerarquía de autoridad: Describe quién reporta a quién y el tramo de control de cada administrador.
5. Complejidad: Se refiere al número de actividades o subsistemas dentro de la organización.  La complejidad puede ser medida a lo largo de tres dimensiones: vertical, horizontal y espacial.  La complejidad vertical es el número de niveles jerárquicos.  La complejidad horizontal es el número de funciones o departamentos que existen horizontalmente a lo largo de la organización.  La complejidad espacial es el número de unidades geográficas.
6. Centralización: Se refiere al nivel jerárquico que tiene una autoridad para tomar una decisión. 
7. Profesionalismo: Es el nivel formal de educación y entrenamiento de empleados
8. Razones de personal: Se refiere a la designación de personas a varias funciones y departamentos.

Dimensiones contextuales: caracterizan a toda la organización incluyendo el tamaño, la tecnología, el ambiente externo y los objetivos.  Y son:

1. Tamaño: Es la magnitud de la organización representada por el número de empleados.  Tecnología organizacional: Es la naturaleza del subsistema de producción, e incluye las acciones y técnicas usadas para cambiar las entradas de la organización en salidas.
2. El ambiente externo: Incluye los elementos fuera de los límites de la organización. 
3. La estrategia y objetivos de la organización  Definen el propósito y técnicas competitivas que las diferencian de otras
4. organizaciones similares. 
5. La cultura de la organización  es el fundamento de un conjunto de valores claves, creencias, entendimientos y normas que comparten los empleados.

Las trece dimensiones contextuales  y estructurales señaladas anteriormente son interdependientes. 

1.4 Ambiente externo.

• El ambiente externo son todas las fuerzas relevantes fuera de los límites de una compañía, tales como competidores, clientes, gobierno y economía. 
• Por relevante se entienden los factores a los que los gerentes deben prestar atención para ayudar a sus organizaciones a competir con eficacia para sobrevivir. 
• A veces es posible influir en los componentes del ambiente externo.
• El ambiente competitivo es el ambiente inmediato que rodea a una compañía; incluye a los proveedores, clientes, competidores y otros semejantes.
• El macroambiente es el ambiente más general; incluye a los gobiernos, las condiciones económicas y otros factores fundamentales que generalmente afectan a todas las organizaciones.

1.4.1 Dominio Ambiental.

La comprensión de los factores ambientales es ayudada aprendiendo a identificar los dominios ambientales que abarcan a grupos de factores. Podemos conceptuar y analizar seis dominios ambientales que influencien las actividades de una organización: dominios económicos, políticos, sociales, tecnológicos, competitivos y físicos.  Algunas organizaciones pueden tener factores en cada uno de estos seis dominios. Otras organizaciones pueden tener factores en solamente un dominio. Sin embargo, los encargados deben estar bien informados sobre cada domino. Los cambios en el ambiente pueden transformar dominios.

     1.4.2 Incertidumbre ambiental.

Significa que quienes toman decisiones no tienen información suficiente sobre factores ambientales. La incertidumbre aumenta el riesgo de fracaso para las respuestas organizacionales.

• Corresponde a los secretos con los que la organización se enfrenta día a día.
• El ambiente general es el que crea más incertidumbre (condición económica, tecnología, tendencias sociales).

Formas en que el entorno influye:

• La necesidad de información sobre el entorno (necesidad de reunir información).
• La necesidad de recursos del mismo (analizar los recursos materiales y financieros en tiempo de escases).

    1.4.3 Adaptación en la incertidumbre ambiental.

Las organizaciones deben tener el ajuste correcto entre la estructura interna y el entorno externo.

Puestos y departamentos conforme se incremental la complejidad del entorno también lo hacen el número de puestos y departamentos.

• Aumento de la complejidad interna cada sector del entorno requiere un empleado o departamento que lo atienda.
• Protección y enlaces sobre los límites.
• El rol o papel de amortiguador (Buffering roles).

Es absorber la incertidumbre del entorno, protegiendo al núcleo de operaciones (núcleo técnico) de los cambios del entorno ayudándolo a que funciones eficientemente.

• Roles o funciones de enlaces sobre los límites (Boundary-spanning roles)
• Comunican y coordinan a una organización con elementos clave en el ambiente externo.
• Detectan e incorporan información sobre cambios del entorno a la organización.
• Envían información hacia el entorno, presentando a la organización bajo una perspectiva favorable.

Conclusión Personal:

Nuestra realidad, actualmente considero que es un muro, con el que tropezamos a cada instante, ya que constantemente surgen nuevos obstáculos a los cuales tenemos que hacer frente y superarlos siempre de la mejor manera posible. Lo mismo pasa en  las empresas o instituciones, ya que día con día implementan nuevas estrategias o sistemas que les proporcionen un mayor grado de fortaleza en su estructura, para superar todos aquellos factores que puedan hacerlas fracasar. Creo que el objetivo del diseño organizacional es hacer una transformación de la estructura interna y externa de una empresa para que esta puede llegas a ser más productiva y competitiva.

No importa si la empresa goza de un sistema abierto o cerrado, los problemas surgen ya sean pequeños o grandes, estos originan por lo tanto, la toma de decisiones, la selección de una estrategia, para así poder enfrentar los cambios que causan incertidumbres en las organizaciones. Y más en la actualidad con tantos cambios y transformaciones externos (globalización, economía, recesión, etc) tanto internos (tecnología, tamaño, recursos, etc). Es por eso que muchas organizaciones eligen sus estructuras y diseños organizacionales de tan forma en que puedan dividir sus labores y responsabilidades en distintas actividades, para así poder coordinarlas, a través de líneas de autoridad, información y funciones (organigramas, manuales, procedimientos), entre el personal que labora en estas, es decir que cada departamento o recursos tiene funciones diferentes, pero todas tiene el mismo propósito que es un resultado o producto, el cual representara a la empresa y hará que este proporcione utilidades, ventas, ganancias, armonía dentro de la empresa, en pocas palabras debe brindar prosperidad, con el fin de hacerlas más eficaces y eficientes, tanto en productividad como en competitividad.

En esta unidad la información aportada es de gran valor como futura profesional, son conocimientos que se deben tomar en cuenta, para cuando llegue el momento saber identificar aquellos sistemas, diseños y estructuras con los que cuenta una organización, para así llegar a aprender en la práctica todo lo necesario, para poder ser más funcional, es decir que mis conocimientos me puedan servirme para poder tener más oportunidades laborales.